Het is geen geheim meer: de manier waarop we werken is drastisch veranderd. Vroeger zat iedereen gezellig samen in een vergaderzaal, nu zitten we allemaal achter onze schermpjes, vaak thuis. Online platforms zoals Zoom, Teams en Google Meet zijn niet meer weg te denken. En eerlijk gezegd, het heeft zo z’n voordelen. Geen reistijd meer, iedereen kan zijn eigen koffie zetten (hoewel die soms minder lekker is dan op kantoor) en je hoeft geen broek aan te trekken als je dat niet wilt. Maar goed, het vraagt wel om wat aanpassingen.
De grootste verandering? De manier waarop we communiceren. Waar je vroeger even naar je collega kon lopen voor een snelle vraag, moet je nu alles plannen en digitaal doen. Het vraagt wat geduld en technische vaardigheden, maar eigenlijk went het best snel. Het is zelfs mogelijk om efficiënter te werken, mits je weet hoe je deze tools goed benut.
Efficiënt samenwerken, zelfs op afstand
Er zijn zoveel tools beschikbaar tegenwoordig dat het soms moeilijk is om door de bomen het bos nog te zien. Slack voor chatten, Trello voor projectmanagement, Asana voor takenlijstjes… en dat is nog maar het topje van de ijsberg. Belangrijk is dat je een paar goede tools kiest en daar echt mee leert werken. Te veel schakelen tussen verschillende apps kan namelijk juist voor chaos zorgen.
Neem bijvoorbeeld Slack. Dit platform is ideaal voor snelle communicatie met je team. Je kunt kanalen maken voor verschillende projecten of onderwerpen en zo blijft alles overzichtelijk. Bovendien kun je integraties toevoegen met andere tools die je gebruikt, zoals Google Drive of Jira. Handig toch? En dan heb je Trello, waar je al je taken visueel kunt organiseren met kaarten en lijsten. Het is bijna alsof je een digitaal prikbord hebt.
Maar pas op: efficiënt samenwerken op afstand betekent ook dat je duidelijke afspraken moet maken over hoe en wanneer jullie communiceren. Niets is vervelender dan constant gestoord worden door notificaties terwijl je probeert te focussen. Zet bijvoorbeeld vaste tijden in de agenda voor teamoverleg en spreek af dat er buiten die tijden alleen gebeld wordt bij echte noodsituaties.
Tools die je moet kennen
Naast Slack en Trello zijn er natuurlijk nog veel meer tools die het leven makkelijker maken. Zoom en Microsoft Teams zijn waarschijnlijk de bekendste voor videovergaderingen. Ze bieden allebei de mogelijkheid om je scherm te delen, wat ideaal is als je iets wilt uitleggen of samen aan een document werkt. Plus, ze hebben handige functies zoals breakout rooms, waarmee je in kleinere groepjes kunt overleggen.
Dan heb je nog Google Drive voor het delen van documenten. Iedereen kan tegelijkertijd in hetzelfde document werken, wat echt een uitkomst is als je samen een rapport moet schrijven of een presentatie voorbereidt. En vergeet niet om een goede tool voor tijdregistratie te gebruiken, zoals Toggl of Clockify, zodat je kunt bijhouden hoeveel tijd je aan verschillende taken besteedt.
Tips voor effectieve virtuele meetings
Virtuele meetings kunnen soms chaotisch verlopen als er geen duidelijke structuur is. Begin altijd met een agenda: wat willen jullie bespreken en wat zijn de doelen van de meeting? Dit helpt om iedereen gefocust te houden en zorgt ervoor dat de meeting niet onnodig lang duurt. En wees niet bang om streng te zijn; als iemand afwijkt van het onderwerp, stuur hem of haar dan rustig terug naar de agenda.
Zorg ook dat iedereen voorbereid is. Stuur van tevoren eventuele documenten door die besproken moeten worden en vraag iedereen om ze door te nemen voordat de meeting begint. Dit bespaart tijd en voorkomt dat jullie tijdens de meeting nog documenten moeten openen en lezen (wat altijd langer duurt dan je denkt).
En last but not least: vergeet niet om pauzes in te lassen bij langere meetings. Niemand kan urenlang gefocust blijven zonder even te bewegen of iets te drinken te pakken. Een korte pauze van vijf minuten kan wonderen doen voor de concentratie.
Voordelen van flexibel werken dankzij technologie
Het leukste aan al deze technologieën? {tw_string} Je kunt werken waar en wanneer je wilt! Of je nu een vroege vogel bent die ’s ochtends vroeg het meest productief is, of juist ’s avonds laat tot leven komt; flexibel werken maakt het mogelijk om je dag in te delen zoals jij dat wilt. Geen negen-tot-vijf mentaliteit meer, maar werken op de momenten dat jij het meest productief bent.
Bovendien biedt flexibel werken ook mogelijkheden om werk en privé beter te balanceren. Heb je kinderen die naar school moeten worden gebracht? Geen probleem, begin gewoon iets later en werk ’s avonds een uurtje extra door. Of misschien wil je wel een middagje vrij nemen om te sporten of een hobby uit te oefenen; met flexibel werken kan dat allemaal.
Natuurlijk zijn er ook uitdagingen, zoals het bewaken van grenzen tussen werk en privéleven. Het kan verleidelijk zijn om ’s avonds nog snel even die ene e-mail te beantwoorden, maar probeer toch echt om werkuren af te bakenen. Zet meldingen uit buiten werktijd en creëer een aparte werkplek in huis zodat je mentaal kunt schakelen tussen werk- en ontspanningstijd.